Pakiet FAIP (Fundacja AIP). Obowiązuje od 15 września 2026 r.

POLITYKA PRYWATNOŚCI I COOKIES PLANELLY.PL

Obowiązuje od: 15 września 2026 r.

§ 1. Kto odpowiada za dane

• W zakresie danych przetwarzanych w związku z prowadzeniem serwisu Planelly.pl, prezentacją i rozwojem Projektu, zawieraniem i obsługą umów z Salonami, obsługą Kont, kontaktem, rozliczeniami, bezpieczeństwem, reklamacjami oraz – jeżeli zostanie uruchomiony – marketingiem własnym Planelly, współadministratorami danych są: (a) Fundacja AIP z siedzibą w Warszawie, al. Księcia Józefa Poniatowskiego 1, 03-901 Warszawa, KRS 0000199402, NIP 5242495143, REGON 015690013 („Administrator nr 1”); oraz (b) Eliza Siebielec, prowadząca w ramach Fundacji projekt „Planelly” („Administrator nr 2”).
• Współadministratorzy wspólnie ustalają cele i sposoby przetwarzania w zakresie Projektu. Fundacja odpowiada w szczególności za formalną stronę umów, fakturowanie i rozliczenia, obowiązki prawne oraz udział w obsłudze reklamacji i roszczeń. Prowadząca Projekt odpowiada w szczególności za bieżące prowadzenie Planelly, obsługę techniczną i produktową, kontakt z użytkownikami oraz rozwój funkcjonalności.
• Głównym punktem kontaktowym w sprawach związanych z Projektem, w tym kontaktu, wsparcia i reklamacji, jest support@planelly.pl. Z Fundacją w sprawach ochrony danych można kontaktować się pod adresem rodo@bizky.ai. Osoba, której dane dotyczą, może wykonywać swoje prawa wobec każdego ze Współadministratorów.
• Powyższy podział odpowiedzialności nie ogranicza praw osób, których dane dotyczą. Istotne elementy uzgodnień pomiędzy Współadministratorami są odzwierciedlone w niniejszej Polityce.

§ 2. Dane Klientów końcowych Salonów – odrębny model

• W zakresie danych Klientów końcowych przetwarzanych w celu prowadzenia rezerwacji, kalendarza, historii wizyt, przypomnień, obsługi zadatków, komunikacji Salonu lub innych funkcji aktywowanych przez Salon, administratorem danych jest co do zasady dany Salon.
• Fundacja działa w tym zakresie jako podmiot przetwarzający na rzecz Salonu na podstawie DPA. Prowadząca Projekt i osoby dopuszczone do danych przetwarzają powierzone dane z upoważnienia i pod odpowiedzialnością Fundacji, a nie do własnych, niezależnych celów.
• Współadministratorzy mogą działać jako administratorzy w ograniczonym zakresie technicznych danych bezpieczeństwa, logów, kontaktu z supportem, zapobiegania nadużyciom oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, jeżeli cele te są niezależne od instrukcji Salonu i wynikają z własnych obowiązków lub uzasadnionych interesów.

§ 3. Jakie dane możemy przetwarzać

• Salony i Użytkownicy Kont — imię i nazwisko; nazwa firmy; NIP i dane rejestrowe; e-mail; telefon; rola/funkcja; dane Konta i logowania; ustawienia; historia korzystania; dane rozliczeniowe i informacje o płatności; korespondencja z supportem; logi techniczne.
• Klienci końcowi – dane powierzane — imię i nazwisko; telefon; e-mail; informacje o Rezerwacji; termin; pracownik; usługa; historia wizyt; anulacje; status zadatku/płatności; wiadomości transakcyjne; notatki Salonu w zakresie dozwolonym przez DPA; w dedykowanych funkcjach także informacje o alergiach i przeciwwskazaniach oraz treść i metadane elektronicznych zgód zabiegowych, w tym treść z chwili podpisu, informacja o osobie i czasie podpisania oraz plik podpisu; oświadczenia dotyczące stanu zdrowia, jeżeli Salon umieści je w szablonie zgody.
• Odwiedzający serwis — adres IP; identyfikatory techniczne; informacje o przeglądarce i urządzeniu; logi; cookies i podobne identyfikatory – zależnie od wyrażonych zgód.
• Kontakt i newsletter – jeżeli aktywny — imię/nazwa; e-mail; telefon (jeżeli podany); treść wiadomości; dowód zgody marketingowej; dane związane z wypisaniem lub sprzeciwem.
• Treści publiczne Salonów — nazwa, adres i dane kontaktowe Salonu; informacje o zespole; zdjęcia, logo, opisy i inne treści publikowane w profilu – w zakresie wprowadzonym przez Salon.

§ 4. Dane szczególnych kategorii i informacje o zdrowiu

• Ogólne pola notatek i standardowe funkcje Planelly nie są przeznaczone do przechowywania danych dotyczących zdrowia, diagnoz, dokumentacji medycznej ani innych danych szczególnych kategorii z art. 9 RODO.
• Platforma udostępnia dedykowane funkcje, w których Salon może przechowywać informacje o alergiach i przeciwwskazaniach w odrębnym szyfrowanym polu oraz korzystać z elektronicznych zgód zabiegowych. W module zgód utrwalana jest treść zgody z chwili podpisu, informacja o osobie i czasie podpisania oraz plik podpisu; szablon zgody może zawierać oświadczenia dotyczące stanu zdrowia. Danych szczególnych kategorii nie należy wprowadzać do ogólnych pól notatek.
• W zakresie danych przetwarzanych w tych funkcjach administratorem pozostaje Salon, a Fundacja działa jako podmiot przetwarzający na podstawie DPA. Salon odpowiada za ustalenie podstawy z art. 6 i – jeżeli dotyczy – art. 9 RODO, adekwatność i minimalizację danych, prawidłowe obowiązki informacyjne, retencję oraz zgodność przetwarzania z przepisami branżowymi.
• Planelly nie jest systemem dokumentacji medycznej. Moduł zgód zabiegowych i karta klienta służą obsłudze procesów Salonu i nie zastępują dokumentacji medycznej wymaganej przepisami; ogólne notatki nie powinny być wykorzystywane jako dokumentacja medyczna.

§ 5. Cele i podstawy prawne – dane, za które odpowiadają Współadministratorzy

• Zawarcie i wykonanie umowy z Salonem / obsługa Konta — art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy stroną jest osoba fizyczna; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – wobec reprezentantów i użytkowników działających dla podmiotu
• Fakturowanie i obowiązki prawne — art. 6 ust. 1 lit. c RODO
• Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, logi — art. 6 ust. 1 lit. f RODO
• Support i reklamacje — art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO
• Marketing własny Planelly — art. 6 ust. 1 lit. f lub a RODO oraz wymagane zgody na kanał komunikacji zgodnie z PKE
• Cookies opcjonalne / narzędzia analityczne — zgoda – w zakresie wymaganym przez PKE i RODO

§ 6. Cele i podstawy – dane Klientów końcowych

• Cele i podstawy przetwarzania danych Klientów końcowych w ramach obsługi usług Salonu określa Salon jako administrator. Fundacja nie ustala ich samodzielnie i przetwarza dane zgodnie z DPA i poleceniami Salonu.
• Typowe procesy obejmują rezerwacje, prowadzenie kalendarza, wysyłkę przypomnień, listę rezerwową, obsługę zadatków, historię wizyt i komunikację związaną z usługą. Prawidłowa podstawa prawna dla tych procesów zależy od modelu działalności Salonu.
• Jeżeli Salon korzysta z modułów marketingowych, to Salon odpowiada za istnienie podstawy prawnej oraz wymaganych zgód na e-mail, SMS, WhatsApp lub inne środki komunikacji. Samo zapisanie danych Klienta w Planelly nie tworzy zgody marketingowej.

§ 7. Źródła danych

• Dane Salonów i Użytkowników Kont pochodzą bezpośrednio od nich, z ich Konta, korespondencji, systemów płatniczych lub – w zakresie danych rejestrowych – z publicznych rejestrów, jeżeli weryfikacja jest potrzebna.
• Dane Klientów końcowych mogą być wprowadzane bezpośrednio przez Klienta podczas Rezerwacji, przez Salon lub jego personel albo przez integrację aktywowaną przez Salon.
• Dane techniczne są tworzone automatycznie podczas korzystania z Platformy, w tym w logach bezpieczeństwa i diagnostycznych.

§ 8. Odbiorcy danych, dostawcy i integracje

• Dostawca — Cel
• Hetzner — VPS / hosting aplikacji produkcyjnej
• Laravel Forge (Managed MySQL) — baza danych produkcyjna – Managed MySQL
• Cloudflare — DNS, CDN, ochrona i kopie zapasowe
• OVH — SMS, domeny i usługi techniczne
• Resend — e-mail transakcyjny
• Sentry — monitoring błędów i diagnostyka
• Stripe — Subskrypcje SaaS i/lub płatności Salon–Klient
• PayU – opcjonalnie — alternatywne płatności Salon–Klient
• Fakturownia – opcjonalnie — integracja Salon–Klient
• Meta WhatsApp Cloud API – opcjonalnie — wiadomości aktywowane przez Salon
• Google Maps — mapy i lokalizacja Salonu
• Open-Meteo — pogoda w module TV
• Google Indexing API — indeksowanie publicznych adresów URL Salonów

§ 9. Transfery poza EOG

• Niektórzy dostawcy mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku stosowane są mechanizmy wymagane przez rozdział V RODO, w szczególności decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni poziom ochrony lub standardowe klauzule umowne, zależnie od dostawcy i kierunku transferu.
• Aktualne informacje o mechanizmie transferu mogą wynikać z warunków i dokumentacji prywatności danego dostawcy. Współadministratorzy dokonują przeglądu dostawców i aktualizują dokumentację w razie istotnych zmian.

§ 10. Okres przechowywania

• Dane umowne Salonów — przez czas umowy, rozliczenia oraz okres wymagany prawem i przedawnienia roszczeń
• Dane księgowe — przez okres wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych
• Konto / logi bezpieczeństwa — przez okres potrzebny do działania Konta i bezpieczeństwa; po zakończeniu – zgodnie z uzasadnioną retencją bezpieczeństwa i roszczeń
• Dane Klientów końcowych — zgodnie z instrukcjami Salonu i DPA; po zakończeniu – usunięcie/zwrot z uwzględnieniem cyklu backupów
• Newsletter / marketing — do wycofania zgody, skutecznego sprzeciwu lub zakończenia celu, z zachowaniem minimalnych danych potrzebnych do wykazania zgody lub sprzeciwu
• Support / reklamacje — przez czas obsługi sprawy i okres potrzebny do ochrony roszczeń

§ 11. Prawa osób

• W zależności od podstawy przetwarzania osobie mogą przysługiwać prawa: dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia danych, sprzeciwu, cofnięcia zgody oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
• W sprawach danych, za które odpowiadają Współadministratorzy, żądanie można skierować na support@planelly.pl lub rodo@bizky.ai.
• Jeżeli żądanie dotyczy danych przetwarzanych przez Fundację wyłącznie w imieniu Salonu, zasadniczym adresatem żądania jest Salon jako administrator. Fundacja przekaże Salonowi otrzymane żądanie lub wesprze go zgodnie z DPA.

§ 12. Cookies i podobne technologie

• Platforma może korzystać z cookies, localStorage i podobnych technologii niezbędnych do działania sesji, uwierzytelnienia, bezpieczeństwa, zapamiętywania ustawień i technicznej obsługi Platformy. Technologie niezbędne mogą być stosowane bez zgody w zakresie przewidzianym prawem.
• Technologie opcjonalne – w tym diagnostyczne, analityczne lub związane z osadzonymi usługami stron trzecich – są uruchamiane po uzyskaniu zgody, jeżeli wymaga tego Prawo komunikacji elektronicznej lub RODO. Zgoda może być w każdej chwili zmieniona w ustawieniach mechanizmu zgód.
• Sentry na publicznych stronach powinien być uruchamiany wyłącznie w zakresie zgodnym z konfiguracją zgód. Osadzenie Google Maps lub innych usług, które zapisują lub odczytują informacje z urządzenia użytkownika, powinno być objęte mechanizmem zgód, jeżeli jest to wymagane przez prawo.
• Na dzień sporządzenia dokumentu Planelly nie deklaruje stosowania marketingowych cookies stron trzecich. Jeżeli zostaną uruchomione np. narzędzia reklamowe lub dodatkowa analityka, Polityka i baner cookies muszą zostać zaktualizowane przed ich aktywacją.

§ 13. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

• Planelly nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływają, chyba że odrębnie poinformuje o wdrożeniu takiej funkcji i właściwej podstawie prawnej.
• System może automatycznie sortować terminy, kolejkę, wyniki wyszukiwania lub komunikaty techniczne. Takie funkcje nie powinny być utożsamiane z decyzją z art. 22 RODO, o ile nie wywołują opisanych tam skutków.

§ 14. Bezpieczeństwo

• Stosowane są środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, obejmujące w szczególności szyfrowanie transmisji, kontrolę dostępu, uwierzytelnianie, kopie zapasowe, monitoring błędów i bezpieczeństwa, zarządzanie uprawnieniami oraz procedury reagowania na incydenty.
• Salon odpowiada za bezpieczeństwo własnych urządzeń, Kont, osób upoważnionych, haseł i prawidłowe zarządzanie dostępami pracowników.

§ 15. Zmiany Polityki

• Polityka może być aktualizowana w szczególności po zmianie prawa, modelu AIP, dostawców, infrastruktury, zakresu funkcji, ról RODO lub sposobu wykorzystywania cookies.
• Aktualna wersja jest publikowana na Planelly.pl wraz z datą obowiązywania. Istotne zmiany dotyczące aktywnych użytkowników mogą być dodatkowo komunikowane e-mailem lub w panelu.